Privacyverklaring

vzw Martine Van Camp
Turnhoutsebaan 57
3294 Diest

Versie 28/1/2020 2

Inleiding

Informatie en ICT zijn onontbeerlijk voor de realisatie van een kwaliteitsvolle zorg. In deze privacyverklaring wil VZW Martine Van Camp (ondernemingsnummer 0424.784.378), hierna genoemd “MVC”, heldere informatie geven over hoe wordt omgegaan met de verwerking van persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening worden verzameld, verwerkt en beheerd.

Deze verwerking is onderhevig aan de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in naleving van de Kaderwet Bescherming Persoonsgegevens die sinds 5 september 2018 van toepassing is op de verwerking van uw
persoonsgegevens.

Er zijn verschillende risico’s mogelijk die de vertrouwelijkheid van deze persoonsgegevens bedreigen: vergissingen, een cyberaanval, slordigheden, een onvoldoende digitale beveiliging, een brand of overstroming. In deze verklaring willen we u informeren hoe we ons organiseren en welke maatregelen we nemen om deze risico’s maximaal uit te sluiten.

Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze verklaring wordt verstaan onder:

  • Data Protection Officer (DPO) of Functionaris voor de Gegevensbescherming: deze persoon wordt aangewezen in het kader van de naleving van de GDPR wetgeving. Hij staat op onafhankelijke wijze in voor advies- en informatieverlening, alsook toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen de organisatie en treedt op als contactpunt voor de betrokkenen en de toezichthoudende autoriteit.
  • Derde: elke persoon die geen medewerker en of cliënt is van MVC.
  • Grondslag voor verwerking: de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één van de wettelijke rechtmatigheden: toestemming, contractuele overeenkomst, wettelijke verplichting, openbaar belang, vitaal belang van de betrokkene, gerechtvaardigd belang.
  • Informatieveiligheid: het nemen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de privacy zo maximaal mogelijk te waarborgen.
  • Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Binnen MVC gaat het hier om persoonsgegevens van cliënten, hun netwerk en vertrouwenspersoon, hulpverleners van cliënten, werknemers, vrijwilligers, stagiairs, sympathisanten, sollicitanten, bestuurders.
  • Schenker: persoon, bedrijf, vereniging die de voorziening financieel steunt.
  • Sympathisant: persoon die geïnteresseerd is in de werking of activiteiten van de voorziening. Deze ontvangen uitnodigingen voor evenementen, nieuwsbrieven, aankondigingen, …
  • Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
  • Verwerker: een externe partij die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (MVC) persoonsgegevens verwerkt en daarbij niet zelf het doel en de middelen bepaalt. Er is een (commercieel) contract afgesloten met de verwerker. 
  • Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer MVC voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie.
  • Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens

MVC verwerkt in de rol van verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens. Zij respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Kaderwet worden verwerkt. De raad van bestuur van MVC is verantwoordelijk. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of als u gebruik wilt maken van één van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met:

Coördinaten verwerkingsverantwoordelijke
vzw Martine Van Camp
Adres: Turnhoutsebaan 57 – 3294 Diest
Ondernemingsnummer: 0424.784.378
Telefoonnummer: 013/35.16.00
e-mailadres: cpi@martinevancamp.be
Website: www.martinevancamp.be

MVC aanspreekpunt informatieveiligheid - Coördinaten DPO
Naam: Paul Léonard
Telefoonnummer: 0475/27.14.99
e-mailadres: dpo@trede.be
Website: www.martinevancamp.be

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

MVC hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy. We gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In elk geval worden gegevens opgevraagd en verwerkt in overeenstemming met de verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement.

De persoonsgegevens die MVC van u verwerkt hangen af van de aard van uw relatie met MVC: cliënt, werknemer, vrijwilliger, sympathisant, schenker, … De verzamelde gegevens staan steeds in relatie tot het doel van de verwerking. De meeste van deze gegevens worden opgevraagd in het kader van een contractuele overeenkomst (arbeidsovereenkomst of individuele dienstverleningsovereenkomst).

Gevoelige persoonsgegevens (medische gegevens, voorkeuren, …) worden slechts opgevraagd wanneer deze nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Dit gebeurt slechts na het uitdrukkelijk verlenen van een toestemming of ter bescherming van vitale belangen van de betrokkene.

We geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze verstrekt zijn.

Welke zijn de doeleinden van de verwerking

MVC verzamelt uw persoonsgegevens primair om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst, de individuele dienstverleningsovereenkomst, de stageovereenkomst of de vrijwilligersovereenkomst die u met MVC gesloten heeft. Hierna volgt een overzicht van de doeleinden afhankelijk van de aard van de overeenkomst die u heeft met MVC.

De individuele dienstverleningsovereenkomst voor cliënten:

  • Om de aanmelding van de zorgvraag van een kandidaat cliënt te kunnen verwerken en tebespreken op diverse overlegmomenten binnen de voorziening.
  • Om een individuele dienstverleningsovereenkomst met de cliënt op te stellen en deze te registreren in de zorgapplicaties van de voorziening en het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH)
  • Om de overeengekomen zorg en ondersteuning te kunnen uitvoeren
  • Om de verleende zorg en ondersteuning financieel af te handelen
  • Om te kunnen communiceren met de cliënt en zijn netwerk (telefonisch, e-mail, brief) met betrekking tot de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst
  • Om te kunnen communiceren met de cliënt en zijn netwerk over niet zorggebonden activiteiten
  • Voor statistische doeleinden

Arbeidsovereenkomst:

  • Een correcte personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer voeren
  • Als werkgever te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, aangifte in DIONA, het betalen van uw salaris, het verstrekken van loonstroken, jaaropgaven en het formulier voor de aanvraag van een syndicale premie, het bewerkstelligen van een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen
  • Als werkgever te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen rondom verzuim en re-integratie, verzekeringen of met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele subsidies
  • U toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van MVC
  • U te informeren over ontwikkelingen binnen MVC
  • Contacten onderhouden met de werknemer (e-mail, telefoon, post, …)
  • Ter waarborgen van de veiligheid van u, andere personen en goederen
  • Voor statistische doeleinden

Stageovereenkomst:

  • De stageovereenkomst te kunnen uitvoeren
  • Contacten onderhouden met de stagiair
  • Contacten onderhouden met de onderwijsinstelling
  • Om een beoordeling te kunnen opstellen
  • De stagiair op een zinvolle en verantwoorde manier betrekken bij de dienstverlening

De vrijwilligersovereenkomst:

  • Contacten te kunnen onderhouden met de vrijwilliger
  • De nodige verzekeringen te kunnen afsluiten
  • Kostenvergoedingen te kunnen uitbetalen
  • De vrijwilliger te kunnen ondersteunen

Sympathisanten en schenkers:

  • Communiceren van aankondigingen, activiteiten, …
  • Verzenden van nieuwsbrieven, …
  • Relatiebeheer naar schenkers
  • Het kunnen afleveren van een correct en volledig fiscaal attest

Sollicitanten

  • Voor wervings- en selectiedoeleinden voor de vacatures waarvoor je solliciteert
  • Wanneer de sollicitatie tot een selectieprocedure leidt, maken we een profiel van je op, om je sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving
  • Om u te kunnen contacteren
  • Voor het beantwoorden van je vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie

MVC verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Als MVC voornemens is uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal MVC contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Dit zal gebeuren voorafgaand aan een eventuele verdere verwerking, waarbij de informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie met u zullen worden gedeeld.

Welke zijn de rechtsgronden voor verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Uitvoering van een overeenkomst (arbeid, dienstverlening, vrijwilliger)

In een groot deel van de gevallen verwerkt MVC uw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan uw arbeidsovereenkomst.

Voldoen aan wettelijke plicht

In een groot deel van de gevallen verwerkt MVC uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op MVC rust.

Belangenafweging

Daarnaast is de verwerking van uw persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MVC of van een derde. In dat geval beoordeelt MVC of uw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt MVC uw persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging. In geval de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, zal MVC u hierover informeren en de relevantste gerechtvaardigde belangen vermelden.

Toestemming

De betrokkene (werknemer, cliënt, vrijwilliger, stagiair) verleent zijn uitdrukkelijke toestemming voor
de verwerking van gegevens.

Indien er een gezags-relatie bestaat tussen u en MVC wordt er van uitgegaan dat u uw toestemming in de meeste gevallen niet in volledige vrijheid kunt geven. Op dit uitgangspunt bestaan uitzonderingen, indien MVC extra waarborgen treft om te bewerkstelligen dat u in vrijheid kunt toestemmen of weigeren, zonder dat u hiervoor benadeeld zou kunnen worden, kan er alsnog sprake zijn van vrijelijke toestemming. In dat geval kan MVC de verwerking toch baseren op uw toestemming. Als deze situatie zich voordoet, wordt u daarvoor vooraf geïnformeerd.

Als MVC persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u ten allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

De gegevensverwerking is noodzakelijk ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene

Welke zijn de gevolgen van niet verstrekken van persoonsgegevens

MVC zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door MVC verwerkt moeten worden op grond van:

  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of;
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat – indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken – MVC hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard

MVC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk of verplicht voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verstrekt en in lijn met de geldende wettelijke bewaartermijnen.

Wanneer uw persoonsgegevens voor de genoemde doelen (zie punt 6) niet meer relevantzijn, zal MVC deze verwijderen of vernietigen.

Voor sollicitanten geldt dat de gegevens worden bewaard tot maximum 3 maanden na het afsluiten van de selectieprocedure.

Gegevens vermeld op spontane sollicitaties worden maximaal 12 maanden bijgehouden.

Volgende minimale bewaartermijnen zijn wettelijk van toepassing of worden aanbevolen:

  • Cliëntgegevens:
    • Medische gegevens: 30 jaar na de laatste aanpassing
    • Sociaal-agogische gegevens: 10 jaar na het beëindigen van de individueledienstverleningsovereenkomst
    • Administratief-financieel: 10 jaar na het beëindigen van de individueledienstverleningsovereenkomst
    • Verzekeringsdossiers van cliënten: 3 jaar na het beëindigen van de polis
    • Facturatiegegevens die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk: 10 jaar na de opmaak
  • Personeelsgegevens:
    • Alle documenten die worden opgemaakt in het kader van de sociale wetgeving: 5 jaar na de uitdiensttreding (loongegevens, attesten, …)
    • Personeelsdossier: 5 jaar na de uitdiensttreding
  • Stagiairs:
    • Alle documenten m.b.t. de stage: 5 jaar na het beëindigen van de stage
  • Vrijwilligers:
    • Alle eventuele documenten: bij het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst
    • Verzekeringsdossiers: 3 jaar na afsluiten van het dossier
  • Sympathisanten en schenkers:
    • onmiddellijk bij het ontvangen van een verzoek tot schrapping

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij verstrekken aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hoger vermelde doeleinden. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. Wanneer wij persoonsgegevens delen met andere partijen sluiten wij met deze partij een verwerkingsovereenkomst die moet waarborgen dat de persoonsgegevens beveiligd zijn conform de geldende wetgeving.

Verwerkingsovereenkomsten worden o.a. afgesloten met:

  • Het sociaal secretariaat
  • De verzekeraar
  • De arbeidsgeneeskundige dienst
  • De leverancier van softwaretoepassingen
  • Het pensioenfonds

Hoe beveiligen we uw gegevens

MVC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Zonder volledig te zijn, worden o.a. de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

  • alle personeelsleden die namens MVC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden doorhet beroepsgeheim
  • er wordt gebruik gemaakt van de nodige beveiligingssoftware (virus scanner, firewall) die continuwordt gemonitord en van de nodige updates wordt voorzien
  • back-ups worden aangemaakt
  • onze personeelsleden worden via bewustmakingscampagnes geïnformeerd over het belang van debescherming van persoonsgegevens
  • we hanteren veiligheidsrichtlijnen (wachtwoordbeleid, toegangsbeperking, ...)

Welke zijn uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe:
- het recht op inzage en kopie;
- het recht op verbetering;
- het recht op gegevenswissing;
- het recht op beperking van de verwerking;
- het recht bezwaar te maken tegen de verwerking;
- het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.
Indien u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat MVC niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

Binnen een maand nadat MVC een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van u heeft ontvangen, zal MVC u informeren over het gevolg dat aan uw verzoek zal worden gegeven. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan MVC de reactietermijn van een maand verlengen. MVC zal in dat geval binnen één maand aan u kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd zal worden. Het uitoefenen van de vermelde rechten door u is in beginsel kosteloos.

Bij wie kan u klacht indienen

Het kan zijn dat u, ondanks de zorgvuldige aanpak, een klacht heeft over de wijze waarop MVC uw persoonsgegevens verwerkt en/of met uw rechten omgaat.
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Gelieve je klacht via e-mail of per post te richten aan:
vzw Martine Van Camp
Turnhoutsebaan 57 - 3294 Diest
cpi@martinevancamp.be
013/35.16.00
U hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming
(https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

Laatst bijgewerkt: 28 januari 2020

Heb je een zorgvraag of extra ondersteuning nodig?

Samen met jou gaan we op zoek naar de oplossing die helemaal bij je past. Je kan hiervoor rekenen op een volledige trajectbegeleiding en opvolging. 

Zorg aanvragen